Trabalhistas e previdenciários

Documento	Prazo	Precaução	Fundamentação	Observações
Aviso prévio	2 anos a contar do exercício seguinte.		CF, art. 7º, XXIX, e CLT art. 11.
Acordo de compensação de horas	5 anos durante a vigência do contrato.	Até 2 anos após a rescisão.	CF, art. 7º, XXIX.
Acordo de prorrogação de horas	5 anos durante a vigência do contrato.	Até 2 anos após a rescisão.	CF, art. 7º, XXIX.
Adiantamento salarial (para efeitos trabalhistas)	5 anos durante a vigência do contrato.	Até 2 anos após a rescisão.	CF, art. 7º, XXIX
Atestados médicos (para efeitos trabalhistas)	5 anos durante a vigência do contrato.	Até 2 anos após a rescisão.	CF, art. 7º, XXIX.
Autorização de descontos não previstos em lei	5 anos durante a vigência do contrato,.	Até 2 anos após a rescisão.	CF, art. 7º, XXIX.
Comprovante de Cadastramento no PIS/PASEP	10 anos		Dec.-lei nº 2.052/1983, arts. 3º e 10.
Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional	5 anos
Comprovante de exercício da atividade remunerada dos segurados e contribuintes individuais	Indeterminado
Comprovante de pagamento ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS	5 anos
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS	5 anos
Comprovante de pagamento ou declaração do segurado	5 anos
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)	5 anos
Contrato de trabalho	Indeterminado
Controle de ponto	5 anos		CF, art. 7º, XXIX. e art. 11 da CLT.
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)	5 anos a contar do exercício seguinte.		Portaria MTE 1.129/2014, art. 2º, § 1º.
Cartão do Programa de Integração Social (PIS).	Permanente.
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).	Permanente.
Declaração de Instalação (NR-2)	Indeterminado		Port. 3.214/1978.
Demais documentos sujeito à fiscalização do INSS	10 anos.		Decreto nº 3.048/1999, art. 348.	Exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos
Documentos do processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA)	5 anos		Portaria 3.214/1978, NR 5.
Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária – Guia da Previdência Social (GPS)	5 anos		Lei 8.212/1991, art. 45, c/c Súmula vinculante 8 do STF
Documentos relativos à retenção dos 11% do INSS sobre nota fiscal de serviços	5 anos
Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).	2 meses.			O trabalhador pode conferir a regularidade dos depósitos em sua conta vinculada através de extrato enviado à sua casa de 2 em 2 meses. Se não estiver recebendo o extrato, o trabalhador deverá informar seu endereço completo em uma agência da CAIXA ou pela Internet, no site.
Folha de pagamento	10 anos a contar do exercício seguinte.		Decreto 3.048/1999, art. 225, I e § 5º.
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)	30 anos a contar do exercício seguinte.		Lei 8.036/1990, art. 23, § 5ºe Súmula 362 TST.	Depósitos e documentos relacionados
Guia de recolhimento previdenciário como autônomo.	30 anos a contar do exercício seguinte.			Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e de contribuição.
Guia da Previdência Social (GPS)	10 anos a contar do exercício seguinte.		Lei 5.172/1966, arts. 173 e 174, e Lei 8.213/1991, arts. 103 e 103-A.
Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)	30 anos a contar do exercício seguinte.		Lei n.º 8.036/1990, art. 23, § 5º.
Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF)	30 anos a contar do exercício seguinte.		Lei n.º 8.036/1990, art. 23, § 5º.	A GRRF ainda é utilizada, embora com mudanças importantes. Ela será utilizada para desligamentos ocorridos até 29 de fevereiro de 20241. A partir de 1º de março de 2024, o recolhimento rescisório deverá ser feito obrigatoriamente pelo FGTS Digital, exceto para empregadores de natureza jurídica de Administração Pública, que poderão continuar utilizando a GRRF.
Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical Urbana (GRCSU)	5 anos a contar do exercício seguinte.		Lei 5.172/1966, Arts. 173 e 217, I.	Para as contribuições não recolhidas não há prazo prescricional.
Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias	5 anos
Livro de Inspeção do Trabalho	Indeterminado
Livro ou ficha de registro de empregado	Indeterminado
Livro “Registro de Segurança” das caldeiras e vasos sob pressão	Indeterminado
Livros de atas da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes)	Indeterminado
Mapa de Avaliação Anual de Acidentes de Trabalho	5 anos			Com a publicação da Portaria MTE 2.018/2014, que alterou a NR 4, as empresas estão isentas de encaminhar o referido documento até o dia 31 de janeiro de cada ano, em contrapartida, os mapas deverão ser atualizados mensalmente pelo SESMT e permanecer à disposição da fiscalização do MTE.
Pedido de demissão	2 anos a contar do exercício seguinte.		CF, art. 7º, XXIX, e CLT art. 11.
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)	20 anos		IN INSS 45/2010, parágrafo 14 do artigo 272.
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) – toda documentação	20 anos		NR-9	O programa é obrigatório para todas as empresas que admitam trabalhadores como empregados e deve ser elaborado e implementado pelo empregador, com a participação dos trabalhadores. As ações do PPRA incluem a antecipação, reconhecimento, avaliação e controle dos riscos ambientais.
Processo trabalhista	5 anos após o trânsito em julgado da decisão.			Esse prazo é importante para garantir que a empresa tenha todos os registros necessários caso precise comprovar informações em eventuais disputas judiciais futuras.
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)	20 anos após o desligamento do trabalhador		Portaria nº 3.214/1978, NR 7.	Exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional (contados após o desligamento do empregado)
Prontuários de funcionários	20 anos a partir do último registro.		Lei 13.787/2018.	Esse prazo é estabelecido pela legislação que regulamenta a digitalização e o armazenamento de prontuários médicos e de saúde.
Recibo de pagamento de salário (Holerite).	5 anos durante a vigência do contrato.	Até 2 anos após a rescisão.	CF, art. 7º, XXIX, e CLT, art. 11.
Recibos de pagamentos do 13º salário.	5 anos a contar do exercício seguinte.		CF, art. 7º, XXIX, e CLT, art. 11.
Recibo de pagamento de férias.	5 anos durante a vigência do contrato.	Até 2 anos após a rescisão.	CF, art. 7º, XXIX, e CLT, art. 11.
Recibos de pagamento de abono pecuniário	5 anos a contar do exercício seguinte.
Recibos de pagamento e adiantamento salarial	5 anos a contar do exercício seguinte.		CF, art. 7º, XXIX. e art. 11 da CLT
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)	5 anos a contar do exercício seguinte.		Portaria MTB n.º 1.464/2016, art. 8º.
Relação de depósitos bancários referente a salários	5 anos durante a vigência do contrato.	Até 2 anos após a rescisão.
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício	10 anos		Dec.-lei nº 1.422/1975, art. 1º, § 3º.
Salário-família – documentos relacionados ao benefício	5 anos
Salário-maternidade – documentos relacionados ao benefício	10 anos		Dec. nº 3.048/1999, art. 94, § 4º.
Solicitação de abono de férias	5 anos durante a vigência do contrato.	Até 2 anos após a rescisão.	CF, art. 7º, XXIX.
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT)	2 anos a contar do exercício seguinte.		CF, art. 7º, XXIX, e CLT art. 11.	Na hipótese de aposentadoria, guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e contribuição.
Seguro Desemprego (Comunicação de Dispensa – CD e Requerimento do Seguro-Desemprego – SD)	5 anos		Resolução CODEFAT n°393/2004. art. 5°.
Sistemas Eletrônicos de Dados Trabalhistas e Previdenciários	10 anos a contar do exercício seguinte.		Decreto 3.048/1999, art. 225, § 22.
Vale-transporte (pedido, recibo de entrega, alteração de endereço, etc.)	5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão.		CF, art. 7º, XXIX